こんにちは、総務の藤井です。
皆さんは自分の仕事道具をどのように配置していますか？
何度かご紹介していますが、当社はフリーアドレスを採用しているため固定席がありません。
毎朝出社するとロッカーからパソコンと一緒に仕事道具を出して自分の席にセットするのですが、その仕事道具のセッティングにもそれぞれのこだわりがありそうです。
女性の多くは小型のバスケットなどを用意して、筆記用具や電卓などの事務用品にハンドクリーム、日常的に使う伝票類などをいれてデスクに置いています。
バスケットの色やサイズもそれぞれで、バスケットを見れば今日は誰がどの席に座っているのかわかります。
バスケットの中は大抵整頓されており、必要なものがすぐに手に取れるようになっている人が多いのが特徴的です。
男性は逆にバスケットを使う人は少なく、デスク上には筆入れや電卓が置いてあるくらいで、特徴的なマグカップや水筒を使っていない限り誰の席かはわかりません。
クリップやステープラーなども必要になれば作業台に取りに行ったり、近くの人に借りたりして使用しているようです。
このブログを書く前に少し社内を見回ってみたのですが、思った以上に男女の特徴が出ていてびっくりしました。
ちなみに私の席の見分け方は、常に木製の印箱が出ていること。
ゴム印と社印、スタンプ台と朱肉などがみっちりと入っていて、毎日これを出しておかないと仕事がはかどりません。実務レベルではなかなか『脱ハンコ』は難しいようです。
印箱の中の物の位置もしっかり頭に入っているので、その時必要なゴム印は印箱を注視しなくても取り出せるようになっています。
そのため、他の人がゴム印などを使った後に元の位置に戻してくれないとあら大変。
「藤井会計事務所のゴム印を押す場所に藤井経営を押してしまった」「電話番号の欄にファックス番号のゴム印を押してしまった」などというミスをしてしまうことに。
作業のスピードを上げるためにやっていたことで、反って作業のやり直しをする羽目になってしまうこともあります。
最近は私が口うるさく「使ったら元の位置に戻して！」と言い募ったためか、使用する人も配置を覚えてくれるようになりました。
この「物の置き場所を決めて必ずその場所に返す」という作業は、仕事の効率を上げるためには非常に重要です。
以前JALとANAの工場見学に参加したことがありましたが、そのどちらでも「使用した工具は返す位置が決まっていて、必ずその位置に返すのが決まりで非常に重要。これを徹底的に教え込む」のだと説明されました。
世界的に有名な『トヨタの５S』のひとつ、整理整頓も置き場所の重要性を謳っています。
「ものを探すこと」は「仕事」ではなく「ムダ」なのだそうです。
自分の仕事ぶりを振り返ってみると、確かに結構な時間「何かを探す」ことに費やしてしまっているかもしれません。「
捨ててはいないのでここにあるはず～」と書類を探す羽目にはなるのもしばしば。
これではいけませんね。
何かを探す時間をなくすためには、日ごろの整理整頓とその仕事に必要なものの準備が不可欠です。つまり『段取り』。
これらをしっかりと行って、少しでもムダな時間を減らしたいものですね。
