こんにちは、総務の藤井です。
3ヵ月の試用期間が終わり、新入社員の配属先が決まりました。
弊社では本採用となってから名刺が支給されるため、新入社員はこれから初めて自分の名刺をお客さまにお渡ししてご挨拶、という経験をすることになります。
試用期間におこなったビジネスマナー研修では、名刺をいただいた際には必ずフリガナを確認したりお名前を復唱したりして間違えることのないようにしましょうと教えました。
電話などで名乗る際には「人名、社名、地名などの固有名詞は比較的ゆっくり話す」ことを心がけましょうとも伝えています。
人名や社名などは聞きなじみのない場合、早口で言われてしまうとなかなか上手く聞き取れません。
何度も聞き返すのも失礼な気がするけど、全然聞き取れなくてとんちんかんな電話の取り次ぎをしてしまうなども「新入社員あるある」ですね。
それが原因で電話に出たがらなくなってしまう人もたくさんいます。
幸い弊社の新入社員はみんな積極的に電話にでて、少しでも早く一人前になろうと頑張ってくれています。
たとえ聞き覚えがあっても間違えてしまうことだってあります。
以前、ずっと電話でやりとりをしていた方と改めて名刺を交換する機会があったのですが、「赤松さん（仮名）」だと思っていた方のお名前が実は「若松さん（仮名）」だったことを知って冷や汗をかきました。
幸い先方は私の言い間違いに気づいておらず事なきを得ましたが、私は電話口で相手の「WA」の子音が聞き取れず「A」だと思い込み、先方は私が電話口で発する「A」に対して勝手に「W」を補完して「WA」と言われていると思い込んでいたのですね。
こうした人の思い込みを脳内補完と呼ぶのだそうです。人の脳って賢いですね。
ビジネスに限らず相手のお名前を間違えてしまっては大変失礼にあたります。
名乗る側もしっかりと伝えないと先方が一度で聞き取れずに聞き返されたり、場合によっては肝心の要件も的確に伝わらなかったりする可能性もあります。
社内の電話などのやりとりを聞いていても、珍しい名字の社員ほどゆっくりはっきりと自分の名前をお伝えしています。
これまでの経験で自分の名前が認知されにくいことを自覚しているからなのでしょう。
新入社員の皆さんには、こうした姿勢を見習ってしっかりしたご挨拶を身につけてほしいと思います。