おはようございます。小暮です。
仕事で「エクセルの資料を作成中、メールが届いた、スマホに通知が届いた。」とき皆さんはどのように対応しますか？
１．「エクセルを中断し、メールが届いたので内容をチェックし返信文を入力中だが中断し、スマホに通知が届いたので対応した。その後、メールの返信をして、エクセルに作業に戻った。」
２．「エクセルで資料を作成終了後、メールのチェックと返信を終わらせ、スマホの通知に対応した。」
脳は刺激があるものを求めるため、新しい情報が入るとそちらに気がとられてしまうと言われています。
そのため「１」で対応することが多いのではないでしょうか？その場合は、エクセル・メール・スマホの3つのタスクを同時に処理しているのでマルチタスクです。しかしながら、タスクの「ON」と「OFF」を意識して使わないと「エクセルの作業に戻るのに時間がかかる」「メールの返信をしたつもりでしてなかったなどミスが多くなる」といった問題が発生することがあります。
それに対し「２」は１つのことに集中して取り組むシングルタスクを連続する処理です。集中してやれるのでマルチタスクよりミスが少なくなります。
どちらもメリット・デメリットはありますが、どちらもタスク管理が重要です。その手段としてICTツールなどを活用してみるとよいかもしれませんね。